PDF/A e PEC

Cosa va archiviato di una PEC

Una PEC produce diversi documenti elettronici, ognuno con rilevanza legale specifica:

• Ricevuta di accettazione— firmata dal gestore mittente, prova che la PEC è stata accettata dal sistema.
• Ricevuta di consegna(breve / completa) — firmata dal gestore destinatario, prova che il messaggio è stato consegnato (sia in buca sia che il destinatario lo abbia letto).
• Messaggio originale + allegati— il contenuto effettivo della comunicazione.
• File postacert.eml— l'email originale firmata digitalmente dal gestore PEC.

Quale livello PDF/A usare

• PDF/A-2b— per gli allegati standard (lettere, contratti, atti).
• PDF/A-3b— quando l'allegato è una fattura elettronica con XML SDI da incorporare.
• PDF/A-1b— solo per sistemi di conservazione legacy che lo richiedono.

Workflow tipico (commercialista, studio legale)

1. Ricevi la PEC dal client di posta (Aruba PEC, Legalmail, Namirial PEC, ecc.) e la archivi nella cartella PEC del cliente.
2. Estrai l'allegato PDF (es. notifica giudiziaria, atto amministrativo, fattura).
3. Converti il PDF in PDF/A-2bcon il convertitore di pdfaonline.it se non lo è già nativamente. Se l'allegato nasce da Word, la scorciatoia è convertire Word in PDF/A in 30 secondi.
4. Conserva il PDF/A risultante insieme al file postacert.eml (firmato dal gestore PEC) presso il conservatore accreditato.

Importante: il postacert.eml è il documento legalmente rilevante, non il PDF estratto. Vanno conservati entrambi.

Uno studio che tratta decine di PEC a settimana non regge questo ciclo a mano: come automatizzare la conversione PDF/A descrive il workflow batch.

Errori comuni

• Conservare solo il PDF allegato— in caso di contestazione probatoria, senza il postacert.eml firmato non puoi dimostrare la data e la consegna.
• Stampare la PEC e riscansionarla— perdi tutta la rilevanza legale (firma del gestore, metadati). Sempre originali in formato elettronico.
• Dimenticare le ricevute— le ricevute di accettazione/consegna sono parte della prova, vanno conservate.

Gli inciampi tecnici della conversione vera e propria (font non incorporati, trasparenze, profili colore) sono raccolti in 5 errori comuni nella conversione PDF/A.