Registrare un contratto di locazione online (RLI): l'allegato in PDF/A-1

Cosa dicono le istruzioni, parola per parola

«In caso di registrazione, al modello deve essere allegato un unico file, in formato TIF e/o TIFF e PDF/A (PDF/A-1a o PDF/A-1b), contenente i seguenti documenti: copia del contratto sottoscritto dalle parti; copia di eventuali ulteriori documenti (ad esempio: scritture private, inventari, mappe, planimetrie e disegni).»

Tre conseguenze pratiche:

• Un solo file. Contratto, planimetria e inventario non si caricano separati: vanno uniti in un unico documento prima della conversione.
• Il contratto firmato. Serve la copia sottoscritta dalle parti, quindi nella maggior parte dei casi la scansione del contratto firmato su carta, non il file Word da cui è stato stampato.
• Il livello è 1.Molti programmi e convertitori, compreso il nostro nelle impostazioni predefinite, producono PDF/A-2b, il profilo più diffuso. Per l'RLI va scelto 1b (o 1a).

Quando l'allegato è facoltativo

Le istruzioni prevedono un caso in cui il file si può non allegare. Devono valere tutte queste condizioni:

• locazione di immobile ad uso abitativo (codici L1 o L2);
• nessun allegato soggetto a imposta di bollo e nessuna clausola contrattuale particolare;
• contratto fuori dall'attività d'impresa o di lavoro autonomo (non soggetto a IVA);
• al massimo tre locatori e tre conduttori;
• un immobile urbano principale e al massimo tre pertinenze locate insieme.

La facoltà non vale se l'immobile è in via di accatastamento o se è stata compilata la casella «Casi particolari». In tutti gli altri casi (locazioni commerciali, contratti con più di tre parti, clausole particolari) l'allegato va inserito.

Come preparare il file in quattro passi

1. Scansiona il contratto firmato e gli eventuali documenti da allegare. Un bianco e nero leggibile basta e tiene il file leggero; il colore serve solo se una planimetria o un disegno non si leggono senza.
2. Unisci tutto in un unico PDF, nell'ordine: contratto, poi gli altri documenti.
3. Converti in PDF/A-1b con il convertitore qui sopra, scegliendo 1b e non 2b. Le differenze fra i livelli sono nella guida al PDF/A-1b.
4. Verifica prima di inviare con il validatore: ti dice il livello effettivo del file e se è conforme, e nella tabella dei procedimenti indica se rispetta il requisito di formato dell'Agenzia delle Entrate.

Se la registrazione viene scartata

Dopo l'invio il servizio telematico conferma prima solo l'avvenuta trasmissione; l'esito arriva con una seconda comunicazione, nella sezione «Ricevute» di Fisconline o Entratel. In caso di scarto la ricevuta riporta le segnalazioni e i motivi. Se il motivo riguarda il file allegato, i controlli da fare sono quelli sopra: un solo file, formato TIFF o PDF/A di livello 1, conformità verificata.

Lo stesso requisito (PDF/A-1a, 1b o TIFF in un unico file) vale per il modello RAP, usato per comodati, preliminari e altri atti privati: il quadro completo delle procedure è nella pagina PDF/A per l'Agenzia delle Entrate.