PDF/A per conservazione sostitutiva

Il quadro normativo italiano

Le regole tecniche per la conservazione a norma sono definite da AGID (Agenzia per l'Italia Digitale) tramite le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici(in vigore dal 2022, aggiornamento continuativo). Le linee guida si appoggiano al Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005, CAD) e al Regolamento eIDAS UE 910/2014.

In sintesi: i documenti informatici da conservare devono essere in formati standard, aperti e duraturi. Il PDF/A è esplicitamente menzionato fra i formati idonei nell'allegato 2 delle Linee guida.

Quali documenti vanno conservati in PDF/A

• Fatture elettroniche (XML SDI + rappresentazione visiva PDF/A-3)
• Libri e registri contabili obbligatori
• Documenti fiscali (DDT, ricevute, modelli F24)
• Contratti firmati digitalmente (PAdES su PDF/A-1b o PDF/A-2b)
• Atti amministrativi della PA (delibere, determine, protocolli)
• Documentazione tecnica con valore probatorio (collaudi, perizie)
• Cartelle cliniche, referti sanitari (FSE)

Quale livello PDF/A scegliere

• PDF/A-2b— livello di default consigliato per la maggior parte dei documenti. Buon equilibrio fra fedeltà visiva e archiviabilità. Scelta se hai dubbi.
• PDF/A-1b— per documenti molto vecchi o per sistemi di conservazione legacy che non supportano PDF/A-2.
• PDF/A-3b— obbligatorio per le fatture elettroniche (XML allegato).
• PDF/A-1a / -2a / -3a— livello "Accessible": richiesto solo se il bando o la PA lo richiede esplicitamente per accessibilità (es. atti del PCT). Richiede un PDF taggato bene in origine.

Il ruolo del conservatore accreditato

La conservazione vera e propria non è un'operazione "casalinga": deve essere affidata a un conservatore accreditato AGID (oggi anche Conservatore Qualificato ai sensi del Regolamento UE eIDAS). I principali operatori italiani sono:

• Aruba (DocFly, ArubaPEC)
• InfoCert (LegalDoc)
• Namirial
• Postel (servizio Conservazione Digitale Poste)
• Olivetti (Conservazione TIM)

Tu prepari i file (PDF/A validi, eventualmente firmati e marcati temporalmente), li invii al conservatore tramite la loro piattaforma, e da quel momento la responsabilità della conservazione passa a loro per i 10 anni previsti.

Validazione del PDF/A: perché è critica

Un PDF che dice di essere PDF/A ma non lo è davvero rischia di essere rifiutato dal sistema di conservazione, con conseguente rifiuto del lotto e necessità di rifare tutto.

Lo standard di validazione è veraPDF, il software di riferimento mondiale (open source, sviluppato dall'Open Preservation Foundation). pdfaonline.it integra veraPDF nella conversione: ogni PDF/A che generiamo viene automaticamente validato e ti diciamo se è realmente conforme.