PDF/A per conservazione sostitutiva

Il quadro normativo italiano

Le regole tecniche per la conservazione a norma sono definite da AGID (Agenzia per l'Italia Digitale) tramite le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (versione vigente: maggio 2021). Le linee guida si appoggiano al Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005, CAD) e al Regolamento eIDAS UE 910/2014.

In sintesi: i documenti informatici da conservare devono essere in formati standard, aperti e duraturi. Il PDF/A è esplicitamente menzionato fra i formati idonei nell'allegato 2 delle Linee guida.

Quali documenti vanno conservati in PDF/A

• Copie leggibili delle fatture elettroniche (l'originale fiscale resta il file XML FatturaPA)
• Libri e registri contabili obbligatori, incluso il bilancio da depositare in CCIAA insieme all'XBRL
• Documenti fiscali (DDT, ricevute, modelli F24)
• Contratti firmati digitalmente (firma PAdES sul PDF/A)
• Atti amministrativi della PA (delibere, determine, protocolli)
• Documentazione tecnica con valore probatorio (collaudi, perizie)
• Cartelle cliniche e referti sanitari, con i vincoli propri del Fascicolo Sanitario Elettronico

Quale livello PDF/A scegliere

• PDF/A-2b — livello di default consigliato per la maggior parte dei documenti. Buon equilibrio fra fedeltà visiva e archiviabilità. Scelta se hai dubbi.
• PDF/A-1b — per documenti molto vecchi o per sistemi di conservazione legacy che non supportano PDF/A-2.
• PDF/A-3b — se vuoi incorporare l'XML delle fatture elettroniche (XML allegato).
• PDF/A-1a / -2a / -3a — livello "Accessible": serve solo se il bando o l'ente lo chiede esplicitamente. Richiede un PDF taggato bene in origine.

Il ruolo del conservatore

La conservazione a norma si fa con un sistema di conservazione conforme alle Linee guida AgID. Una pubblica amministrazione può gestirlo all'interno della propria struttura oppure affidarlo a un conservatore esterno (art. 34, comma 1-bis, del CAD, richiamato dalle Linee guida a p. 32).

L'accreditamento AgID dei conservatori non esiste più: il Regolamento AgID sui servizi di conservazione, in vigore dal 1° gennaio 2022, ne segna «il superamento» (p. 3) e ha abrogato la circolare che lo disciplinava (art. 9). Chi conserva per conto della PA deve possedere i requisiti del Regolamento e può iscriversi al marketplace AgID, che non è obbligatorio (art. 3). Alcuni operatori italiani:

• Aruba (DocFly, ArubaPEC)
• InfoCert (LegalDoc)
• Namirial
• Postel (servizio Conservazione Digitale Poste)
• Olivetti (Conservazione TIM)

Tu prepari i file (PDF/A validi, eventualmente firmati e marcati temporalmente) e li invii al conservatore tramite la sua piattaforma. Il conservatore gestisce il servizio, ma la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione resta al responsabile della conservazione: le Linee guida la definiscono «non delegabile» (p. 35). Per quanto tempo conservare lo stabiliscono le norme e il piano di conservazione, non il contratto.

Se il lotto da consegnare è un arretrato cartaceo, il percorso completo di scansione, OCR e conversione è descritto in come digitalizzare un archivio cartaceo in PDF/A; se invece i documenti arrivano di continuo, conviene automatizzare la conversione con un workflow ricorrente. Un archivio già normalizzato in PDF/A è anche la base più pulita per interrogarlo con l'AI: dal PDF/A a una knowledge base RAG.

Validazione del PDF/A: perché è critica

Un PDF che dice di essere PDF/A ma non lo è davvero rischia di essere rifiutato: le Linee guida AgID prevedono che il sistema di conservazione verifichi i formati del pacchetto di versamento e lo rifiuti se trova anomalie (p. 36).

Lo standard di validazione è veraPDF, il software di riferimento mondiale (open source, sviluppato dall'Open Preservation Foundation). pdfaonline.it integra veraPDF nella conversione: ogni PDF/A che generiamo viene automaticamente validato e ti diciamo se è realmente conforme. Quando il report segnala un errore, la guida alla lettura del report veraPDF spiega come interpretarlo e correggere il file.