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PDF/A per conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva (oggi conservazione a norma) è il processo che permette di dare valore legale equivalente a un documento elettronico rispetto al cartaceo. Per essere conservati a norma, i documenti devono essere in un formato idoneo alla conservazione di lungo periodo: il PDF/A è il candidato principale.

Il quadro normativo italiano

Le regole tecniche per la conservazione a norma sono definite da AGID (Agenzia per l'Italia Digitale) tramite le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici(in vigore dal 2022, aggiornamento continuativo). Le linee guida si appoggiano al Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005, CAD) e al Regolamento eIDAS UE 910/2014.

In sintesi: i documenti informatici da conservare devono essere in formati standard, aperti e duraturi. Il PDF/A è esplicitamente menzionato fra i formati idonei nell'allegato 2 delle Linee guida.

Quali documenti vanno conservati in PDF/A

  • Fatture elettroniche (XML SDI + rappresentazione visiva PDF/A-3)
  • Libri e registri contabili obbligatori
  • Documenti fiscali (DDT, ricevute, modelli F24)
  • Contratti firmati digitalmente (PAdES su PDF/A-1b o PDF/A-2b)
  • Atti amministrativi della PA (delibere, determine, protocolli)
  • Documentazione tecnica con valore probatorio (collaudi, perizie)
  • Cartelle cliniche, referti sanitari (FSE)

Quale livello PDF/A scegliere

  • PDF/A-2b— livello di default consigliato per la maggior parte dei documenti. Buon equilibrio fra fedeltà visiva e archiviabilità. Scelta se hai dubbi.
  • PDF/A-1b— per documenti molto vecchi o per sistemi di conservazione legacy che non supportano PDF/A-2.
  • PDF/A-3b— obbligatorio per le fatture elettroniche (XML allegato).
  • PDF/A-1a / -2a / -3a— livello "Accessible": richiesto solo se il bando o la PA lo richiede esplicitamente per accessibilità (es. atti del PCT). Richiede un PDF taggato bene in origine.

Il ruolo del conservatore accreditato

La conservazione vera e propria non è un'operazione "casalinga": deve essere affidata a un conservatore accreditato AGID (oggi anche Conservatore Qualificato ai sensi del Regolamento UE eIDAS). I principali operatori italiani sono:

  • Aruba (DocFly, ArubaPEC)
  • InfoCert (LegalDoc)
  • Namirial
  • Postel (servizio Conservazione Digitale Poste)
  • Olivetti (Conservazione TIM)

Tu prepari i file (PDF/A validi, eventualmente firmati e marcati temporalmente), li invii al conservatore tramite la loro piattaforma, e da quel momento la responsabilità della conservazione passa a loro per i 10 anni previsti.

Validazione del PDF/A: perché è critica

Un PDF che dice di essere PDF/A ma non lo è davvero rischia di essere rifiutato dal sistema di conservazione, con conseguente rifiuto del lotto e necessità di rifare tutto.

Lo standard di validazione è veraPDF, il software di riferimento mondiale (open source, sviluppato dall'Open Preservation Foundation). pdfaonline.it integra veraPDF nella conversione: ogni PDF/A che generiamo viene automaticamente validato e ti diciamo se è realmente conforme.

Prepara i tuoi documenti per la conservazione

Carica i PDF da archiviare, scegli il livello di conformità (PDF/A-2b di default) e ottieni un file validato veraPDF pronto per il tuo conservatore.

Apri il convertitore

Domande frequenti

Devo essere conservatore accreditato per usare PDF/A?

No. PDF/A è il formato di input dei documenti che vanno in conservazione, non il sistema di conservazione stesso. L'accreditamento AGID riguarda i conservatori (es. InfoCert, Aruba, Namirial), non chi produce i file. Tu come azienda o studio devi solo consegnare al conservatore documenti già in PDF/A conformi.

Quale livello PDF/A vuole AGID per la conservazione sostitutiva?

AGID raccomanda PDF/A-2b (o livello superiore) come formato di archiviazione. PDF/A-1b è ancora ammesso ma deprecato perché restrittivo (no trasparenza, no JPEG2000). Per fatture elettroniche serve PDF/A-3 perché contiene l'XML allegato.

Posso conservare in PDF/A i documenti firmati digitalmente?

Sì. PDF/A è pienamente compatibile con la firma elettronica avanzata in formato PAdES (CAdES non-incluso). Devi prima firmare il documento e poi archiviarlo, oppure archiviare in PDF/A e firmare dopo: entrambi gli ordini funzionano se la firma è applicata in formato PAdES.

Cosa rischio se conservo in formato sbagliato?

In caso di controllo AdE o verifica fiscale, documenti non leggibili o conservati in formato non conforme possono essere considerati come non prodotti. Le sanzioni vanno dalla rifacitura della conservazione fino a multe per omessa conservazione (€250-2.000 per documento, art. 9 D.Lgs. 471/97).

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