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PDF/A per fattura elettronica

La fatturazione elettronica italiana richiede un formato di archiviazione a lungo termine. Lo standard di fatto è il PDF/A-3, che permette di incorporare nel PDF l'XML originale inviato al Sistema di Interscambio (SDI).

Cosa richiede la normativa

Il D.Lgs. 127/2015 e il Provvedimento dell'Agenzia delle Entrate n. 89757/2018 disciplinano la fatturazione elettronica italiana. Il file XML è il documento legalmente rilevante: è quello inviato e ricevuto dallo SDI ed è quello che va conservato per 10 anni.

Il PDF/A entra in gioco per la rappresentazione visiva della fattura, che deve restare leggibile insieme all'XML. Il modo più pulito è incorporare l'XML come allegato dentro un PDF/A-3, ottenendo un unico file che contiene sia l'originale legale (XML) sia la sua resa visiva (PDF).

Perché serve PDF/A-3 (e non PDF/A-1 o -2)

La differenza è semplice: solo PDF/A-3 permette di incorporare file di qualsiasi tipo (incluso XML) come allegati interni al documento, mantenendo la conformità ISO 19005. PDF/A-1 e PDF/A-2 supportano allegati ma con vincoli: solo file conformi al PDF/A stesso, quindi niente XML grezzo.

In pratica:

  • PDF/A-3b— livello consigliato per la fattura elettronica (Basic + allegati)
  • PDF/A-3u— come 3b ma con tutti i caratteri Unicode mappati. Utile se devi fare ricerche full- text nelle fatture archiviate.

Workflow tipico per il commercialista

  1. Il software gestionale genera l'XML SDI conforme alle specifiche tecniche v1.7+.
  2. Lo stesso gestionale (o un tool dedicato) crea una rappresentazione PDF della fattura.
  3. Il PDF viene convertito in PDF/A-3be l'XML viene incorporato come allegato interno.
  4. Il file risultante (.pdf) è inviato al cliente e archiviato nel sistema di conservazione sostitutiva a norma per i 10 anni previsti.

Se il tuo gestionale produce soloil PDF (senza trasformarlo automaticamente in PDF/A-3 con allegato XML), puoi usare un convertitore esterno come pdfaonline.it per fare l'ultimo passo.

Errori comuni da evitare

  • Conservare solo il PDF e non l'XML— errore grave: l'XML è il documento fiscale legale, perderlo significa non avere prova in caso di controllo AdE.
  • Usare PDF/A-1 o PDF/A-2 invece di PDF/A-3 — non potrai allegare l'XML; serve il livello 3 per quello.
  • Affidarsi a PDF non validati— un PDF che dichiara di essere PDF/A ma fallisce la validazione veraPDF rischia di essere rifiutato dai sistemi di conservazione.
  • Stampare e riscansionareper "ottenere" un PDF/A — perdi tutti i metadati, qualità e ricercabilità.

Converti la tua fattura PDF in PDF/A-3

Carica il PDF della fattura sul nostro convertitore, scegli il livello PDF/A-3be ottieni un file pronto per l'archivio sostitutivo. Validato veraPDF, processato in memoria cifrata, cancellato subito. Server in UE.

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Domande frequenti

Devo conservare il PDF/A o l'XML originale della fattura elettronica?

L'XML inviato allo SDI è il documento fiscalmente rilevante e va conservato per 10 anni. Il PDF/A-3 con XML allegato è la copia di archivio leggibile: contiene sia l'originale legale (XML) sia la sua resa visiva (PDF) in un unico file.

Posso usare PDF/A-1b o 2b invece di 3b per le fatture elettroniche?

No: solo PDF/A-3 permette di incorporare file XML come allegati interni mantenendo la conformità ISO 19005. PDF/A-1 e PDF/A-2 ammettono allegati ma con vincoli che escludono l'XML grezzo.

Quanti anni va conservata una fattura elettronica?

10 anni dalla data di emissione, come previsto dal DPR 633/72 e dal D.Lgs. 127/2015. La conservazione deve avvenire con sistemi a norma e con il file XML originale firmato digitalmente.

Cosa succede se invio una fattura senza convertirla in PDF/A?

L'XML viene comunque accettato dallo SDI: la conversione in PDF/A non riguarda l'invio, ma l'archiviazione decennale. Il PDF/A-3 serve per la fase successiva, quando il file deve essere conservato in formato leggibile a lungo termine insieme all'XML originale.

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