PDF/A per fattura elettronica

Cosa richiede la normativa

Per le fatture fra privati le regole tecniche sono quelle del Provvedimento dell'Agenzia delle Entrate del 24 novembre 2022, n. 433608 (aggiornato l'8 marzo 2024), che attua il D.Lgs. 127/2015 e ha sostituito il provvedimento n. 89757 del 2018. Al punto 1.3 la definizione è netta: la fattura elettronica è un file in formato XML, quello trasmesso e ricevuto tramite il Sistema di Interscambio (SdI). È questo il documento da conservare: il codice civile (art. 2220) chiede di conservare le fatture per dieci anni.

Il PDF/A entra in gioco per la rappresentazione visiva della fattura, cioè una sua copia leggibile. Il provvedimento non nomina mai il PDF, tantomeno il PDF/A-3: se vuoi un unico file che contenga sia l'originale (XML) sia la sua resa visiva (PDF), puoi incorporare l'XML come allegato dentro un PDF/A-3. Altrimenti, per la copia, va bene qualunque livello PDF/A.

Quando serve PDF/A-3 (e non PDF/A-1 o -2)

La differenza è semplice: solo PDF/A-3 permette di incorporare file di qualsiasi tipo (incluso XML) come allegati interni al documento, mantenendo la conformità ISO 19005. PDF/A-1 non ammette allegati; PDF/A-2 solo se sono a loro volta file PDF/A, quindi niente XML.

In pratica:

• PDF/A-3b — il livello da scegliere se vuoi incorporare l'XML (Basic + allegati)
• PDF/A-3u — come 3b ma con tutti i caratteri Unicode mappati. Utile se devi fare ricerche full- text nelle copie archiviate.

Workflow tipico per il commercialista

1. Il software gestionale genera il file XML della fattura, secondo le specifiche tecniche dell'Agenzia (allegato A del provvedimento), e lo trasmette allo SdI.
2. L'XML trasmesso e ricevuto tramite lo SdI è l'originale, ed è l'XML che va in conservazione. Per conservarlo elettronicamente l'Agenzia mette a disposizione anche un servizio gratuito (punto 7.1 del provvedimento).
3. Se serve una copia leggibile, il gestionale (o un tool dedicato) crea il PDF della fattura. Al cliente consumatore finale va comunque consegnata una copia informatica o cartacea (punto 3.4, lettera c).
4. Il PDF si converte in PDF/A: in PDF/A-3b solo se vuoi incorporarvi l'XML come allegato. La copia si può archiviare insieme all'XML, ma non lo sostituisce.

Se il tuo gestionale produce solo il PDF, con pdfaonline.it lo converti in PDF/A e ottieni la copia leggibile. Il convertitore lavora su un file alla volta e non aggiunge allegati: se vuoi l'XML dentro il PDF/A-3, quel passo lo fa il gestionale o un programma che gestisce gli allegati.

Con i volumi di uno studio la conversione delle copie conviene renderla automatica: automatizzare la conversione PDF/A in azienda descrive le opzioni, mentre la conversione da riga di comando copre il caso di chi vuole integrarla nel gestionale. Per il deposito del bilancio vedi invece PDF/A e XBRL per la CCIAA.

Errori comuni da evitare

• Conservare solo il PDF e non l'XML — errore grave: la fattura elettronica è il file XML (punto 1.3 del provvedimento), il PDF ne è solo una copia leggibile e non lo sostituisce.
• Usare PDF/A-1 o PDF/A-2 se vuoi incorporare l'XML — non lo permettono: per avere l'XML dentro il PDF serve il livello 3.
• Affidarsi a PDF non validati — un PDF che dichiara di essere PDF/A ma fallisce la validazione veraPDF rischia di essere rifiutato dai sistemi di conservazione: come leggere il report veraPDF.
• Stampare e riscansionare per "ottenere" un PDF/A — perdi tutti i metadati, qualità e ricercabilità.