PDF/A per fattura elettronica

Cosa richiede la normativa

Il D.Lgs. 127/2015 e il Provvedimento dell'Agenzia delle Entrate n. 89757/2018 disciplinano la fatturazione elettronica italiana. Il file XML è il documento legalmente rilevante: è quello inviato e ricevuto dallo SDI ed è quello che va conservato per 10 anni.

Il PDF/A entra in gioco per la rappresentazione visiva della fattura, che deve restare leggibile insieme all'XML. Il modo più pulito è incorporare l'XML come allegato dentro un PDF/A-3, ottenendo un unico file che contiene sia l'originale legale (XML) sia la sua resa visiva (PDF).

Perché serve PDF/A-3 (e non PDF/A-1 o -2)

La differenza è semplice: solo PDF/A-3 permette di incorporare file di qualsiasi tipo (incluso XML) come allegati interni al documento, mantenendo la conformità ISO 19005. PDF/A-1 e PDF/A-2 supportano allegati ma con vincoli: solo file conformi al PDF/A stesso, quindi niente XML grezzo.

In pratica:

• PDF/A-3b— livello consigliato per la fattura elettronica (Basic + allegati)
• PDF/A-3u— come 3b ma con tutti i caratteri Unicode mappati. Utile se devi fare ricerche full- text nelle fatture archiviate.

Workflow tipico per il commercialista

1. Il software gestionale genera l'XML SDI conforme alle specifiche tecniche v1.7+.
2. Lo stesso gestionale (o un tool dedicato) crea una rappresentazione PDF della fattura.
3. Il PDF viene convertito in PDF/A-3be l'XML viene incorporato come allegato interno.
4. Il file risultante (.pdf) è inviato al cliente e archiviato nel sistema di conservazione sostitutiva a norma per i 10 anni previsti.

Se il tuo gestionale produce soloil PDF (senza trasformarlo automaticamente in PDF/A-3 con allegato XML), puoi usare un convertitore esterno come pdfaonline.it per fare l'ultimo passo.

Con i volumi di uno studio l'ultimo passo va reso automatico: automatizzare la conversione PDF/A in azienda descrive le opzioni, mentre la conversione da riga di comando copre il caso di chi vuole integrarla nel gestionale. Per il deposito del bilancio vedi invece PDF/A e XBRL per la CCIAA.

Errori comuni da evitare

• Conservare solo il PDF e non l'XML— errore grave: l'XML è il documento fiscale legale, perderlo significa non avere prova in caso di controllo AdE.
• Usare PDF/A-1 o PDF/A-2 invece di PDF/A-3 — non potrai allegare l'XML; serve il livello 3 per quello.
• Affidarsi a PDF non validati— un PDF che dichiara di essere PDF/A ma fallisce la validazione veraPDF rischia di essere rifiutato dai sistemi di conservazione: come leggere il report veraPDF.
• Stampare e riscansionareper "ottenere" un PDF/A — perdi tutti i metadati, qualità e ricercabilità.