PDF vs PDF/A: la differenza in 1 minuto

Risposta in due frasi

Il PDF è un formato flessibile per documenti: può contenere font esterni, video, JavaScript, link a internet. Il PDF/A è un sottoinsieme del PDF standardizzato dall'ISO (ISO 19005) per garantire che il documento sia leggibile identicamente oggi, fra 10 anni e fra 50.

Cosa NON può contenere un PDF/A (a differenza del PDF)

• Font non incorporati — il PDF/A obbliga a includere ogni font usato dentro il file stesso. Un PDF normale può fare riferimento a font del sistema operativo che fra 20 anni potrebbero non esistere più. È anche l'errore che compare più spesso nei report di validazione: come leggere il report veraPDF e correggere gli errori.
• JavaScript — vietato nei livelli PDF/A-1, 2 e 3, quelli che produce il nostro convertitore, perché è codice eseguibile, vulnerabile e dipendente dal lettore PDF.
• Audio, video, contenuti interattivi 3D — esclusi dai livelli PDF/A-1, 2 e 3: tecnologie che evolvono rapidamente e diventano obsolete.
• Crittografia / password — vietate perché rendono il file non auto-sufficiente (serve la chiave).
• Link a file esterni — risorse che potrebbero sparire (URL morti, server offline).
• Profili colore proprietari non standard — il PDF/A obbliga a profili ICC standard (sRGB, CMYK FOGRA) che sono garantiti per il futuro.

Cosa il PDF/A garantisce in più

• Apertura uguale per sempre — un PDF/A del 2026 si visualizzerà identico nel 2050, indipendentemente da quale lettore PDF userai.
• Previsto da molte procedure — l'Agenzia delle Entrate lo chiede (nella versione PDF/A-1) per contratti di locazione, successioni e CIVIS, e le Linee guida AgID lo ammettono per la conservazione a norma.
• Auto-contenuto — tutto è dentro il file: font, immagini, colori, metadati. Niente dipendenze esterne.

Tabella di confronto rapida

Quando usare quale

• Usa PDF normale per: condividere bozze, presentazioni con video, moduli interattivi, documenti che cambieranno presto.
• Usa PDF/A per: archivio (conservazione decennale fiscale, libri, atti), invio a Pubblica Amministrazione, copie leggibili delle fatture elettroniche (l'originale resta l'XML), atti legali, tesi di laurea, contratti firmati. Se il documento va caricato su una piattaforma di e-procurement, il formato lo fissa il disciplinare della gara: cosa chiedono davvero le gare CONSIP e il MePA.