PDF/A + firma digitale (PAdES)

I tre formati di firma digitale italiana

• CAdES (.p7m)— il formato "busta" che incapsula il documento. Il file diventa nome.pdf.p7m. È diffuso nella PA ma è meno ergonomico (il PDF non è leggibile direttamente).
• PAdES (.pdf)— la firma viene incorporata dentro il PDF stesso. Il file resta un .pdf, apribile da qualsiasi visualizzatore (Acrobat, browser), e le firme sono visibili nel pannello dedicato. È il formato preferito per i PDF/A.
• XAdES— per file XML (es. fatture elettroniche). Non si applica direttamente al PDF.

Quale livello PDF/A scegliere prima di firmare

• PDF/A-2b— raccomandato per la maggior parte degli usi. Supporta firme PAdES senza problemi.
• PDF/A-1b— le firme PAdES funzionano ma con limitazioni (no firme multiple incrementali con LTV in modo robusto). Da usare solo se richiesto.
• PDF/A-3b— uguale al 2b lato firma, più la possibilità di allegare file (es. la stessa busta XML della fattura).

Tutti i livelli supportano LTV (Long-Term Validation): la firma resta verificabile anche fra 10 anni, perché vengono incorporati i certificati e le timestamp necessari.

Workflow consigliato (per studio legale o notaio)

1. Genera il PDF dal gestionale (Word/LibreOffice → Esporta PDF, oppure direttamente dal software).
2. Converti in PDF/A-2b con il nostro convertitore o equivalente. Verifica con il validatore.
3. Firma in PAdES con il tuo software di firma: Aruba Sign, Dike, FirmaCerta, InfoCert GoSign, Namirial Sign, ecc. Tutti supportano PAdES su PDF/A.
4. Apponi marca temporale (timestamp) se serve certezza legale della data (utile per atti notarili, contratti).
5. Conserva il file firmato (.pdf, non .p7m) presso un conservatore accreditato per i 10+ anni richiesti dalla normativa.

Errori comuni

• Firmare prima e convertire dopo— la conversione successiva invalida la firma. Sempre prima PDF/A, poi firma.
• Usare CAdES (.p7m) quando va bene PAdES— il .p7m non è leggibile direttamente, complica il workflow del cliente. Per i PDF/A preferisci PAdES.
• Dimenticare la marca temporaleper atti che richiedono data certa — senza timestamp, la firma perde valore probatorio quando il certificato del firmatario scade.
• Firmare un PDF/A non veramente conforme— se il PDF di partenza non è davvero PDF/A (lo dice veraPDF), il file firmato erediterà gli errori. Valida sempre prima di firmare.