Cos'è il PDF/A

Perché esiste il PDF/A

Un PDF normale può contenere font esterni non incorporati, JavaScript, audio/video, riferimenti a file remoti, profili colore proprietari. Tutte cose che funzionano oggi ma fra 20 anni potrebbero non essere più rendibili: il font scompare, il player flash è morto, il profilo colore non è più supportato.

Il PDF/A elimina queste dipendenze esterne. Il file contiene tutto al suo interno e usa solo tecnologie aperte. Risultato: leggibile per sempre, anche fra decenni.

I livelli di conformità (1, 2, 3, 4)

Le versioni del PDF/A sono cumulative: la 2 amplia la 1, la 3 amplia la 2, ecc. La differenza principale è cosa il formato permette di includere.

• PDF/A-1 (2005) — la versione originale, più restrittiva. No trasparenze, no livelli, no JavaScript. Massima compatibilità con software vecchi.
• PDF/A-2 (2011) — aggiunge supporto a trasparenze, livelli, font OpenType, compressione JPEG2000. Equilibrio fra fedeltà visiva e archiviabilità.
• PDF/A-3 (2012) — uguale al 2 ma permette di incorporare file allegati di qualsiasi tipo (es. l'XML originale di una fattura elettronica). La fattura elettronica italiana però è il file XML FatturaPA, non un PDF: il PDF/A-3 serve solo se ne vuoi una copia leggibile con l'XML dentro.
• PDF/A-4 (2020) — la versione più recente, basata su PDF 2.0. Adozione ancora limitata in Italia e non offerta dal nostro convertitore: vedi la guida PDF/A-4 per i dettagli.

Le varianti A, B, U

Ogni versione ha sotto-livelli che indicano il grado di conformità:

• B (Basic) — il livello base: il documento ha apparenza visiva fedele e tutto il necessario per renderlo identico nel tempo. È quello che la maggior parte degli utenti vuole.
• U (Unicode) — come B, ma in più garantisce che ogni carattere visibile sia mappato correttamente in Unicode. Utile per ricerca full-text nei documenti.
• A (Accessible) — il più rigoroso: il documento è strutturato semanticamente (intestazioni, tabelle, ordine di lettura) per essere accessibile agli screen reader e ai non vedenti. Richiede un PDF taggato di alta qualità in partenza.

Esempio di nomenclatura: PDF/A-2b = versione 2, livello Basic. Il livello A non si ottiene partendo da un PDF: serve un documento sorgente strutturato, come spiega la guida alla conversione da Word.

Quale livello scegliere?

• PDF/A-2b — consigliato di default per archivi documentali, conservazione a norma, pratiche amministrative. È il giusto compromesso fra fedeltà visiva e compatibilità.
• PDF/A-1b — quando devi consegnare a software o enti che richiedono esplicitamente lo standard più vecchio.
• PDF/A-3b — l'unico che permette di incorporare nel PDF un file di qualsiasi tipo, per esempio l'XML di una fattura elettronica dentro la sua copia leggibile (utile, ma nessuna norma lo impone).
• PDF/A-2u o PDF/A-3u — quando ti serve che il documento sia ricercabile (Unicode garantito).

Quando usare il PDF/A in Italia

• Fatturazione elettronica (solo per la copia leggibile: la fattura è l'XML FatturaPA)
• Conservazione sostitutiva a norma AGID
• Pratiche con la Pubblica Amministrazione (firme digitali, protocolli)
• Atti giudiziari (Processo Civile Telematico, deposito atti) e atti notarili
• Bandi di gara CONSIP e MePA (se lo chiede il disciplinare della gara: la piattaforma non fissa un formato)
• Scuole e istituti (registri, circolari, archivi didattici) e sanità (referti e Fascicolo Sanitario Elettronico)
• Deposito del bilancio in CCIAA insieme all'XBRL
• Allegati alle procedure dell'Agenzia delle Entrate (registrazione contratti, successioni, CIVIS: solo PDF/A-1a o 1b)