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PDF/A per scuole e istituti italiani: documenti, registri, archivi

Pubblicato il 3 luglio 2026

Le scuole statali di ogni ordine e grado sono pubbliche amministrazioni (art. 1, comma 2, D.Lgs. 165/2001): sono soggette al Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD, D.Lgs. 82/2005) e alle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Per i documenti impaginati, l'allegato 2 di quelle linee guida considera adatto alla conservazione il PDF solo nei profili PDF/A (p. 22).

Documenti scolastici da archiviare in PDF/A

  • Atti del dirigente scolastico — decreti, ordini di servizio, circolari, contratti.
  • Documentazione di segreteria DSGA — mandati di pagamento, ordini, contratti con fornitori, documentazione del personale.
  • Verbali di organi collegiali — consigli d'istituto, di classe, collegio docenti.
  • Documenti scolastici degli studenti — pagelle, attestati di frequenza, schede personali.
  • Programmi e progetti didattici — PTOF, piani di studio, progetti finanziati con fondi UE/PON.

Per quanto tempo conservare ciascun tipo di documento lo stabilisce il piano di conservazione della scuola, che le Linee guida AgID chiedono di allegare al manuale di gestione documentale (p. 27).

Quale livello PDF/A usare

  • PDF/A-2b — default per la maggior parte dei documenti scolastici moderni (post-2010, prodotti da Word o gestionali).
  • PDF/A-1b — quando il sistema a cui consegni il file lo chiede espressamente.
  • PDF/A-3b — per documenti che incorporano allegati strutturati (ad es. bilanci con dati in formato elaborabile).

Workflow tipico per il DSGA

  1. Genera il documento da Word, dal gestionale di segreteria (Argo, Spaggiari, Axios) o dal portale SIDI.
  2. Esporta in PDF dal sorgente.
  3. Converti in PDF/A-2b con il convertitore di pdfaonline.it.
  4. Validalo con veraPDF (box verde = OK).
  5. Firma digitalmente in PAdES con il certificato del DS o del DSGA (a seconda del documento).
  6. Protocolla nel registro di protocollo informatico della scuola.
  7. Versa il documento nel sistema di conservazione della scuola, gestito in proprio o affidato a un conservatore.

Errori comuni nelle scuole

  • Conservare PDF normali — per l'allegato 2 delle Linee guida AgID il PDF è adatto alla conservazione solo nei profili PDF/A, e il sistema di conservazione può rifiutare i pacchetti con formati non coerenti (Linee guida, p. 36).
  • Dimenticare la firma — il PDF/A garantisce la leggibilità nel tempo, non l'autenticità: dove l'atto va firmato, la firma digitale si appone dopo la conversione.
  • Stampare e ri-scansionare — pratica ancora diffusa nelle segreterie ma sbagliata: si perde la firma digitale originale, i metadati, e il valore probatorio.
  • Conservare in Word .doc o RTF — l'allegato 2 delle Linee guida AgID li indica come non adatti alla conservazione (pp. 27-28): convertili in PDF/A.

Domande frequenti

Le scuole devono conservare a norma i documenti informatici?

Sì: le scuole statali sono pubbliche amministrazioni, soggette al CAD e alle Linee guida AgID, e devono avere un piano di conservazione allegato al manuale di gestione documentale (Linee guida, p. 27). La conservazione può essere svolta all'interno della propria struttura o affidata a un conservatore esterno (art. 34, comma 1-bis, del CAD, richiamato dalle Linee guida a p. 32). L'accreditamento AgID dei conservatori non esiste più dal 2022: chi conserva per conto della PA deve possedere i requisiti del Regolamento AgID e può iscriversi al marketplace AgID, che non è obbligatorio.

I registri elettronici sono già in PDF/A?

Dipende dal fornitore e da come è configurato il servizio. Controlla nel gestionale in che formato vengono esportati e versati in conservazione i documenti formali (pagelle finali, verbali dei consigli) e verifica un file campione con un validatore PDF/A.

Una piccola scuola può gestirsi da sola la conservazione?

La norma lo consente: il CAD (art. 34, comma 1-bis) permette alle pubbliche amministrazioni di conservare all'interno della propria struttura, rispettando le Linee guida AgID, oppure di affidare il servizio a un conservatore. Un sistema di conservazione però richiede un responsabile della conservazione e un manuale di conservazione (Linee guida, pp. 34-35): archiviare su un NAS o su un cloud generico non basta. Per una scuola piccola conviene valutare un conservatore esterno; il DSGA può comunque curare la preparazione dei file (PDF/A e firma).

Converti i documenti della scuola in PDF/A pronti per la conservazione:

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