PDF/A per gare CONSIP e MePA: cosa richiede l'amministrazione

Cosa di solito accetta MePA / CONSIP

La regola generale (verifica sempre il bando specifico): le piattaforme di e-procurement accettano documenti in PDF/A-1b o PDF/A-2b firmati in PAdES o CAdES con marca temporale opzionale (richiesta per gare di importo rilevante).

Punti generali ricorrenti nei bandi:

• File PDF/A-1b per la massima compatibilità con i sistemi di acquisizione delle PA, alcuni dei quali sono ancora basati su software anni 2010.
• Firma in CAdES (.p7m) per la documentazione amministrativa; PAdES per gli allegati che vanno letti.
• Marca temporale qualificata per offerte economiche (non sempre obbligatoria, ma raccomandata).
• Dimensione massima per file di solito 10 MB; per la busta telematica complessiva di solito 100 MB.

Importante: i requisiti specifici cambiano da bando a bando. La stazione appaltante li scrive nel disciplinare di gara — leggilo SEMPRE e segui esattamente quello.

Workflow tipico per una gara MePA

1. Compila i moduli in Word/LibreOffice (DGUE elettronico, dichiarazioni, offerta tecnica, offerta economica).
2. Esporta in PDF normale da ogni applicazione.
3. Converti in PDF/A-1b con il convertitore di pdfaonline.it (livello richiesto dalla maggior parte dei bandi MePA).
4. Valida con veraPDF: se il box non è verde, torna al sorgente, non depositare.
5. Firma in CAdES o PAdES col tuo dispositivo (Aruba Sign, Dike, FirmaCerta, GoSign). Per la documentazione amministrativa di solito serve CAdES; per allegati leggibili PAdES.
6. Se richiesta, applica marca temporale con il servizio del tuo provider firma.
7. Carica nella busta telematica della piattaforma MePA/CONSIP entro la scadenza.

Errori che fanno scartare l'offerta

• PDF normale invece di PDF/A— rifiuto tecnico immediato dalla piattaforma.
• PDF/A "dichiarato" ma non validabile — alcuni software (versioni vecchie di Word per Mac, tool obsoleti) producono PDF che hanno il claim PDF/A nei metadati ma falliscono il validatore. Risultato: rifiuto.
• Firma scaduta o non valida— controlla sempre la scadenza del certificato firmatario prima di firmare.
• File > dimensione massima del bando— riduci la qualità delle scansioni o spezza il documento se serve.
• Caratteri speciali nel nome file— molte piattaforme rifiutano nomi con accenti, spazi, slash. Usa solo lettere ASCII, numeri e underscore.