PDF/A per gare CONSIP e MePA: cosa richiede l'amministrazione

Cosa dicono le regole della piattaforma

• Formato dei file — nessun formato e nessun livello PDF/A imposto a livello di piattaforma.
• Firma — per i documenti da firmare si può usare «una qualsiasi Firma Elettronica Qualificata» rilasciata da un prestatore qualificato (art. 18). Le regole non scelgono fra PAdES e CAdES.
• Dimensione — il sistema garantisce la ricezione di file fino a 14 MB; oltre, Consip suggerisce di dividere il documento in più file (art. 12).

Tutto il resto — formato richiesto, tipo di firma, marca temporale, numero e nome dei file — lo trovi nel disciplinare di gara e nelle istruzioni della singola procedura. Leggili prima di preparare i documenti e segui quello che dicono.

Se il disciplinare chiede il PDF/A

Se indica un livello, usa quello. Se chiede il «PDF/A» senza specificare, qualunque livello rispetta la richiesta alla lettera: il nostro convertitore usa di default il PDF/A-2b.

Anche quando non è richiesto, il PDF/A ha due vantaggi pratici: i font sono incorporati, quindi la commissione vede il documento esattamente come lo hai impaginato, e nei livelli PDF/A-1, 2 e 3, quelli che produce il nostro convertitore, il file non può contenere password né contenuti attivi.

Come preparare i documenti

1. Leggi il disciplinare: formato dei file, tipo di firma, marca temporale, dimensione e nome dei file.
2. Compila i documenti (DGUE, dichiarazioni, offerta tecnica ed economica) ed esporta in PDF dal programma con cui li hai scritti, senza passare da stampa e scansione.
3. Se serve il PDF/A, converti nel livello indicato con il convertitore di pdfaonline.it e controlla che la validazione veraPDF dia esito conforme.
4. Firma dopo la conversione, nel formato chiesto dal disciplinare: convertire un file già firmato rende la firma non più valida.
5. Carica con margine rispetto alla scadenza.

Errori da evitare

• Convertire dopo aver firmato — la conversione modifica il file e la firma non risulta più valida.
• PDF/A solo dichiarato — alcuni programmi scrivono «PDF/A» nei metadati senza rispettarne le regole. Se il disciplinare chiede il PDF/A, verifica il file con un validatore prima di caricarlo.
• File troppo grandi — oltre i 14 MB la piattaforma non garantisce la ricezione: riduci la risoluzione delle scansioni o dividi il documento.
• Certificato di firma scaduto — controllane la validità prima di firmare.