PDF/A per l'Agenzia delle Entrate: quando serve e quale livello

Le procedure che chiedono il PDF/A-1a o 1b

In tutte le istruzioni che seguono la frase è la stessa: «formato TIF e/o TIFF e PDF/A (PDF/A-1a o PDF/A-1b)». Non compare mai un altro livello.

Il punto che fa scartare i file: il livello

Molti convertitori, compreso il nostro nelle impostazioni predefinite, producono PDF/A-2b, che è il profilo più diffuso per la conservazione. Per l'Agenzia delle Entrate non è quello giusto: le istruzioni elencano soltanto PDF/A-1a e PDF/A-1b, e le procedure web «verificano la validità del formato» prima di accettare l'allegato.

In pratica: quando converti, scegli il livello 1b. Il PDF/A-1a richiede una struttura semantica che una scansione non ha e che dal PDF non si può ricostruire; il 1b è ottenibile da qualunque documento ed è ammesso da tutte le procedure elencate sopra. Prima di caricare, passa il file nel validatore: ti dice il livello effettivo del file e se è conforme.

Se hai già un PDF/A-2b, non serve rifare il documento: riconvertilo scegliendo 1b. Se il documento è una scansione, l'alternativa ammessa è il TIFF; per le successioni l'Agenzia indica 200 dpi in bianco e nero e un massimo di 5 MB per file.

Dove il PDF/A non è richiesto

• «Consegna documenti e istanze»nell'area riservata: la guida (maggio 2026) ammette «esclusivamente file in formato .pdf, .tif, .tiff e .p7m», fino a 20 MB ciascuno e massimo 10 file. Vanno bene anche i file firmati PAdES e CAdES. Il PDF/A non è citato: un PDF normale basta.
• Istanze di rimborso: passano dallo stesso servizio «Consegna documenti e istanze», quindi vale la riga sopra.
• Interpello: il provvedimento del 4 gennaio 2016 non prescrive alcun formato; per l'invio telematico chiede la firma digitale.
• Documenti via PEC in generale: il manuale di gestione documentale dell'Agenzia (allegato 2, 2017) accetta «.pdf (compreso il formato PDF/A)», salvo che le istruzioni di uno specifico servizio telematico dispongano diversamente. È esattamente il caso delle procedure della tabella.

Se vuoi comunque conservare a norma quello che invii o ricevi dall'Agenzia, il PDF/A resta il formato giusto per l'archivio: vedi conservazione sostitutiva e PDF/A e PEC. Ma è una scelta tua, non un requisito dell'Agenzia.

Il servizio «Validare e convertire file» dell'Agenzia

Le guide di RLI web, delle successioni e di CIVIS rimandano a un servizio dell'Agenzia chiamato «Servizi per validare e convertire file», disponibile nell'area riservata (Fisconline ed Entratel) e raggiungibile da percorsi diversi a seconda della procedura. È lo strumento ufficiale: se ce l'hai a portata di mano, usalo.

Il validatore di pdfaonline.it fa la stessa verifica con veraPDF, senza accesso all'area riservata e senza registrazione, e nella tabella dei procedimenti ti dice se il livello del tuo file è tra quelli ammessi dall'Agenzia. Il convertitore produce PDF/A-1b partendo da un PDF, da una scansione o da un documento Office. I file vengono cancellati subito dopo l'elaborazione.

Come preparare l'allegato in tre passi

1. Un solo file.RLI, RAP e successioni chiedono che contratto, allegati e documenti d'identità stiano in un unico file. Unisci prima, converti dopo.
2. Converti scegliendo PDF/A-1b. Non 2b, non 3b. Se parti da Word, esporta prima in PDF con i font incorporati (vedi convertire Word in PDF/A), poi converti.
3. Verifica e controlla la dimensione. Il validatore ti conferma livello e conformità; il limite di peso lo fissa la singola procedura (5 MB per le successioni).