Come salvare un PowerPoint in PDF e in PDF/A (senza perdere font e immagini)

L'export PDF/A nativo di PowerPoint

PowerPoint (versioni 2010 e successive) ha un export PDF/A:File → Salva con nome → PDF → Opzioni → spunta "Compatibile ISO 19005 (PDF/A)". Genera un PDF/A-1b.

I limiti pratici:

• Solo PDF/A-1b. Niente livelli moderni (-2b, -3b).
• Animazioni, transizioni, video embedded vengono rimossi (giustamente, PDF/A li vieta) ma può cambiare il senso della presentazione.
• Font esotici (Comic Sans usato dal cliente, Calibri Light di sistema specifico) a volte vengono sostituiti con caratteri simili: rilegge la presentazione esportata.
• Niente validazione veraPDF: il file dichiara di essere PDF/A-1b ma potrebbe non passare un validatore di terze parti.

Procedura consigliata

1. Pulisci la presentazione dalle parti non archiviabili: rimuovi video, audio, oggetti incorporati strani.
2. Rivedi le animazioni: se contengono informazioni visibili solo dopo un click, esporta in modo che ogni stato sia su una slide separata (PowerPoint ha questa opzione in Esporta → Crea PDF/XPS → Opzioni).
3. Esporta in PDF normale (più affidabile dell'export PDF/A nativo).
4. Converti in PDF/A-2b con il convertitore di pdfaonline.it. Validazione veraPDF inclusa.
5. Scarica e archivia.

Casi d'uso aziendali

• Tesi di laurea con slide annesse — se il tuo ateneo chiede di caricare anche le slide della discussione, controlla nel regolamento se valgono le stesse regole di formato della tesi.
• Atti di convegni — il PDF/A è una scelta naturale per archiviare gli interventi e garantirne la leggibilità nel tempo.
• Documentazione formativa aziendale — i materiali dei corsi obbligatori (sicurezza, GDPR, antiriciclaggio) sono utili come prova della formazione erogata.
• Verbali di consigli di amministrazione — le slide proiettate durante un CdA possono diventare allegati del verbale.