PDF/A per atti notarili e archivio digitale notarile

Cosa prevede la legge notarile

• Firme — le parti sottoscrivono personalmente l'atto in presenza del notaio, con firma digitale o con firma elettronica «consistente anche nell'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa»; il notaio appone la propria firma digitale dopo di loro e in loro presenza (art. 52-bis).
• Allegati cartacei — se all'atto informatico va allegato un documento cartaceo, il notaio ne allega una copia informatica certificata conforme (art. 57-bis).
• Conservazione — il notaio conserva gli atti informatici nella struttura predisposta e gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato, dove costituiscono gli originali (art. 62-bis).

Dove serve il PDF/A in studio

Il caso più comune sono gli allegati che arrivano dalle parti: visure, planimetrie, certificati, documenti d'identità, in formati e qualità molto diversi. Convertirli in PDF/A-1, 2 o 3 prima di allegarli garantisce che si leggano allo stesso modo nel tempo: font incorporati, nessun contenuto attivo, nessuna password.

Nessuna norma che abbiamo letto fissa un livello. Se il sistema in cui caricherai il file non ne indica uno, il PDF/A-2b è una scelta sicura; l'1b se il sistema di destinazione è datato. Ricorda di firmare sempre dopo la conversione: convertire un file già firmato rende la firma non più valida.