PDF/A per il Processo Civile Telematico

Cosa dicono le specifiche tecniche del Ministero

La norma di riferimento è il Provvedimento DGSIA del 7 agosto 2024 (in vigore dal 30 settembre 2024), che ha sostituito le specifiche del 2014. Dice una cosa più semplice di quanto si legge spesso in giro: l'atto «è in formato PDF o PDF/A» (art. 15, comma 1, lett. a), e la stessa formula vale per gli allegati e per la procura alle liti (art. 16).

Due conseguenze pratiche, che contraddicono un equivoco molto diffuso:

• Il PDF/A non è obbligatorio — è ammesso in alternativa al PDF. La novità del provvedimento 2024 è stata proprio nominarlo, colmando una lacuna delle specifiche del 2014 che parlavano solo di PDF.
• Nessun livello di conformità è prescritto — nel testo del provvedimento la sigla "PDF/A" compare sei volte e mai seguita da 1a, 1b o 2b. Non esiste quindi un obbligo di PDF/A-1a per l'atto del difensore: qualunque PDF/A conforme soddisfa il requisito di formato.

La differenza reale fra atto e allegato non riguarda il livello PDF/A ma l'origine del file: l'atto deve essere ottenuto dalla trasformazione di un documento testuale, con testo selezionabile e copiabile, e non è ammessa la scansione di immagini. Per gli allegati la scansione è invece consentita.

Perché allora convertire in PDF/A, se basta un PDF? Perché il provvedimento richiede anche che il file sia privo di elementi attivi e privo di protezione con password: due vincoli che i livelli PDF/A-1, 2 e 3, quelli che produce il nostro convertitore, garantiscono per costruzione, mentre su un PDF qualsiasi vanno verificati a mano. E perché il fascicolo va conservato nel tempo.

Caratteristiche obbligatorie del file

• Senza password né blocchi sulla copia — il file è «privo di protezione di password» (art. 15, comma 1, lett. e) e non ha restrizioni per la selezione e la copia del testo (lett. c).
• Privo di JavaScript, audio, video — i livelli PDF/A-1, 2 e 3 li vietano automaticamente.
• Testo selezionabile, non una scansione — per l'atto principale il file deve venire dalla trasformazione di un documento testuale: deve essere possibile selezionare e copiare il testo. Vale per l'atto, non per gli allegati.
• Firma digitale — obbligatoria per l'atto principale, con struttura «PAdES-BES (o PAdES Part 3) o CAdES-BES» e senza le informazioni di revoca del certificato del firmatario dentro la busta crittografica (art. 15, comma 1, lett. d, e comma 2): per l'atto, quindi, niente firma PAdES-LTV. Vedi PDF/A + firma digitale.
• Dimensione massima — il file cifrato che contiene atto e allegati (Atto.enc) può arrivare a 60 MB (art. 17, comma 4, come rettificato il 16 settembre 2024: il testo originale diceva «la busta telematica»).

Workflow consigliato per il difensore

1. Redigi l'atto in Word/LibreOffice ed esporta in PDF senza passare da una stampa o da una scansione: il testo deve restare selezionabile.
2. Converti in PDF/A-2b con il convertitore di pdfaonline.it. Va bene anche l'1b: il provvedimento non impone un livello, e il 2b è semplicemente lo standard più recente fra quelli ampiamente supportati.
3. Firma in PAdES (o in CAdES, che produce un .p7m) con il tuo dispositivo di firma (smart card, FirmaCerta, Aruba Sign, GoSign), senza incorporare le informazioni di revoca: quindi non in PAdES-LTV, che le incorpora, mentre l'art. 15, comma 2, lo vieta.
4. Apponi marca temporale se necessario.
5. Componi la busta telematica con il redattore PCT (es. SLPCT, Easy PCT, Cliens Redigo) e deposita.

Quando il deposito viene rifiutato

I motivi più frequenti di rigetto del PCT relativi ai PDF/A:

• PDF non realmente PDF/A (claim PDF/A nei metadati ma file non conforme). Soluzione: validare con il validatore veraPDF prima del deposito, leggendo l'esito con la guida al report veraPDF.
• Font non incorporati (errore raro col nostro convertitore che applica EmbedAllFonts=true). Il quadro completo delle cause è in 5 errori comuni nella conversione PDF/A.
• Firma PAdES applicata male (tipica con software di firma vecchi su Mac).
• Documento protetto da password (anche se pdfa il sistema rifiuta).