PDF/A per il Processo Civile Telematico
Il deposito di atti e documenti nel Processo Civile Telematico (PCT) richiede formati specifici. Il PDF/A è fra quelli ammessi — in alternativa al PDF, senza un livello di conformità prescritto.
Cosa dicono le specifiche tecniche del Ministero
La norma di riferimento è il Provvedimento DGSIA del 7 agosto 2024 (in vigore dal 30 settembre 2024), che ha sostituito le specifiche del 2014. Dice una cosa più semplice di quanto si legge spesso in giro: l'atto «è in formato PDF o PDF/A» (art. 15, comma 1, lett. a), e la stessa formula vale per gli allegati e per la procura alle liti (art. 16).
Due conseguenze pratiche, che contraddicono un equivoco molto diffuso:
- Il PDF/A non è obbligatorio— è ammesso in alternativa al PDF. La novità del provvedimento 2024 è stata proprio nominarlo, colmando una lacuna delle specifiche del 2014 che parlavano solo di PDF.
- Nessun livello di conformità è prescritto — nel testo del provvedimento la sigla "PDF/A" compare sei volte e mai seguita da 1a, 1b o 2b. Non esiste quindi un obbligo di PDF/A-1a per l'atto del difensore: qualunque PDF/A conforme soddisfa il requisito di formato.
La differenza reale fra atto e allegato non riguarda il livello PDF/A ma l'origine del file: l'atto deve essere ottenuto dalla trasformazione di un documento testuale, con testo selezionabile e copiabile, e non è ammessa la scansione di immagini. Per gli allegati la scansione è invece consentita.
Perché allora convertire in PDF/A, se basta un PDF? Perché il provvedimento richiede anche che il file sia privo di elementi attivi e privo di protezione con password: due vincoli che il PDF/A garantisce per costruzione, mentre su un PDF qualsiasi vanno verificati a mano. E perché il fascicolo va conservato nel tempo.
Caratteristiche obbligatorie del file
- Privo di restrizioni— nessuna protezione, password o limitazione di stampa/copia.
- Privo di JavaScript, audio, video— il PDF/A standard li vieta automaticamente.
- Testo selezionabile, non una scansione — per l'atto principale il file deve venire dalla trasformazione di un documento testuale: deve essere possibile selezionare e copiare il testo. Vale per l'atto, non per gli allegati.
- Firma digitale PAdES— obbligatoria per l'atto principale del difensore. Vedi PDF/A + firma digitale.
- Dimensione massima— con le specifiche 2024 il limite della busta telematica è passato da 30 a 60 MB.
Workflow consigliato per il difensore
- Redigi l'atto in Word/LibreOffice ed esporta in PDF senza passare da una stampa o da una scansione: il testo deve restare selezionabile.
- Converti in PDF/A-2bcon il convertitore di pdfaonline.it. Va bene anche l'1b: il provvedimento non impone un livello, e il 2b è semplicemente lo standard più recente fra quelli ampiamente supportati.
- Firma in PAdES con il tuo dispositivo di firma (smart card, FirmaCerta, Aruba Sign, GoSign).
- Apponi marca temporale se necessario.
- Componi la busta telematica con il redattore PCT (es. SLPCT, Easy PCT, Cliens Redigo) e deposita.
Quando il deposito viene rifiutato
I motivi più frequenti di rigetto del PCT relativi ai PDF/A:
- PDF non realmente PDF/A (claim PDF/A nei metadati ma file non conforme). Soluzione: validare con il validatore veraPDF prima del deposito, leggendo l'esito con la guida al report veraPDF.
- Font non incorporati (errore raro col nostro convertitore che applica
EmbedAllFonts=true). Il quadro completo delle cause è in 5 errori comuni nella conversione PDF/A. - Firma PAdES applicata male (tipica con software di firma vecchi su Mac).
- Documento protetto da password (anche se pdfa il sistema rifiuta).
Converti l'atto da Word in PDF/A-1a
Il PCT non richiede il livello 1a: come spiegato sopra, il provvedimento non prescrive alcun livello. Questo strumento resta qui perché il livello accessibile è comunque il più robusto e serve in altri contesti (obblighi di accessibilità dei documenti pubblici), non perché sia obbligatorio per il deposito.
Il livello PDF/A-1a non si può ottenere partendo da un PDF: richiede la struttura del documento (titoli, paragrafi, ordine di lettura), che in un PDF non esiste più. Per questo qui si parte dal file Word. Il risultato viene validato con veraPDF contro il profilo 1a e ti viene consegnato solo se lo supera davvero.
Perché funzioni, l'atto deve usare gli stili di titolo veri di Word (Titolo 1, Titolo 2), non testo in grassetto ingrandito: è da lì che nasce la struttura.
Trascina qui l’atto in Word
.docx, .odt, .rtf · max 50 MB
Se l'allegato nasce da una scansione, il percorso di acquisizione e OCR è descritto in digitalizzazione di un archivio cartaceo; per gli atti di provenienza notarile c'è PDF/A per atti notarili.
Per gli allegati probatori (sentenze, contratti, scansioni) basta il livello PDF/A-1b: usa il convertitore da PDF.
Domande frequenti
Quale livello PDF/A richiede il PCT (Processo Civile Telematico)?
Nessuno. Il Provvedimento DGSIA del 7 agosto 2024, in vigore dal 30 settembre 2024, stabilisce all'articolo 15 che l'atto "è in formato PDF o PDF/A", e all'articolo 16 dice lo stesso per allegati e procura. Nel testo del provvedimento la sigla PDF/A non è mai seguita da un livello di conformità: non esiste quindi un obbligo di PDF/A-1a, né di 1b o 2b. Qualunque PDF/A conforme soddisfa il requisito di formato.
Posso depositare un PDF normale al PCT?
Sì. Il provvedimento ammette esplicitamente "PDF o PDF/A" come alternative. Contano però gli altri requisiti dell'articolo 15: l'atto deve essere privo di elementi attivi, privo di protezione con password e ottenuto dalla trasformazione di un documento testuale, quindi con testo selezionabile e non da scansione. Il PDF/A è consigliabile perché i primi due vincoli li garantisce per costruzione, ma non è imposto.
Perché convertire in PDF/A se basta un PDF?
Per tre motivi pratici, nessuno dei quali è un obbligo di legge. Il PDF/A vieta per definizione JavaScript e altri elementi attivi, e non ammette la protezione con password: due dei requisiti dell'articolo 15 diventano automatici invece che da verificare a mano. Incorpora i font, quindi il documento resta leggibile identico nel tempo, il che conta su fascicoli che vivono anni. E lo stesso file va bene anche per la conservazione a norma, senza doppie conversioni.
Le firme PAdES sono compatibili con il PDF/A?
Sì, se applicate correttamente. La firma PAdES-LTV (con timestamp e informazioni di revoca incorporate) è compatibile con il PDF/A. Attenzione alle firme applicate da software vecchi o configurati male: a volte producono file non più conformi, con l'errore tipico dei font non incorporati. Conviene validare con veraPDF dopo la firma, non solo prima.
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