PDF/A-1b vs PDF/A-2b vs PDF/A-3b

Risposta breve (in 10 secondi)

• PDF/A-2b — default consigliato per qualsiasi documento moderno (post-2011).
• PDF/A-1b — solo se un sistema destinatario lo richiede esplicitamente (raro nel 2026).
• PDF/A-3b — l'unico livello che permette di allegare un XML dentro al PDF. Serve solo se vuoi davvero incorporarlo: nessuna norma lo impone per le fatture elettroniche, il cui originale resta il file XML.

Tabella comparativa

Quando usare PDF/A-1b

Lo standard del 2005 è il più restrittivo: vieta le trasparenze (le aree semitrasparenti tipiche dei PDF moderni), i livelli e la compressione moderna. Il vantaggio è che è leggibile da qualsiasi software, anche del 2007. Lo svantaggio è che qualsiasi PDF moderno con effetti grafici (loghi con trasparenze, watermark sfumati) viene "appiattito" durante la conversione, perdendo qualità.

Usa PDF/A-1b quando: il bando, la PA o il sistema di conservazione lo richiede esplicitamente. Esempio tipico: le procedure dell'Agenzia delle Entrate (RLI, RAP, successioni, CIVIS), che ammettono solo PDF/A-1a o 1b, oppure TIFF. Il Processo Civile Telematico invece non prescrive alcun livello: chiede «PDF o PDF/A». Nelle gare pubbliche il livello ammesso non è mai scontato: cosa richiedono davvero CONSIP e MePA.

Quando usare PDF/A-2b

È lo standard più usato oggi. Aggiunge supporto a tutto quello che PDF/A-1 vieta (trasparenze, livelli, compressione moderna) pur mantenendo la garanzia di archivibialibità a lungo termine. Il file pesa meno e visualmente è identico al PDF originale.

Usa PDF/A-2b quando: hai un PDF moderno (post 2010 circa), e devi archiviarlo, conservarlo a norma, inviarlo a un cliente, depositarlo in archivio. È il default sensato per il 90%+ dei casi.

Quando usare PDF/A-3b

Identico al PDF/A-2b in tutto, salvo una differenza fondamentale: permette di incorporare nel PDF qualsiasi tipo di file, non solo PDF/A. Il caso d'uso italiano più citato è la copia leggibile della fattura elettronica, quando vuoi tenere l'XML FatturaPA nello stesso file della sua resa visiva. È una scelta, non un obbligo: la fattura resta il file XML.

Usa PDF/A-3b quando: ti serve incorporare un file originale (l'XML di una fattura, dati strutturati, contratti zip) all'interno del PDF mantenendo conformità ISO.

E le varianti -2u e -3u (Unicode)?

Sono come 2b e 3b ma in più impongono che ogni carattere visibile sia mappato correttamente in Unicode. Utile se vuoi che la ricerca full-text e il copia-incolla funzionino in modo affidabile, anche con caratteri non latini (cirillico, greco, arabo, cinese).

Qui il file 2u ha lo stesso aspetto e lo stesso peso del 2b: cambia la garanzia. Lo consegniamo solo se veraPDF, con il profilo 2u, conferma la corrispondenza Unicode di ogni carattere. Se nel PDF di partenza manca (succede con alcuni programmi e con PDF già convertiti in passato), te lo diciamo e puoi scegliere il 2b. Lo stesso vale per il 3u rispetto al 3b.

Un livello a parte è il PDF/A-4 del 2020, basato su PDF 2.0 e con adozione ancora limitata in Italia. Da non confondere con il PDF/X, che serve alla stampa e non all'archiviazione.