Allegati Docfa e Pregeo in PDF/A: livello, limite di 3 MB e firma digitale

Le regole, parola per parola

«Il tecnico professionista deve predisporre: un unico allegato in formato PDF/A ovvero TIFF, di dimensione non superiore a 3 MB, firmato digitalmente.»

Per i due formati ammessi le pagine danno queste caratteristiche:

• PDF: «rispondente allo standard PDF\A-1A versione 1.4».
• TIFF: compressione CCITT Group IV (bianco e nero) e risoluzione 200x200 dpi, più alcuni requisiti tecnici dell'intestazione del file.

Le stesse regole valgono per gli allegati alla richiesta di estratto di mappa per aggiornamento in Pregeo. E la pagina Pregeo aggiunge che qualsiasi allegato deve rispettare i requisiti di formato «indipendentemente dal contenuto».

1a o 1b? Cosa scrive davvero l'Agenzia

Qui le fonti dell'Agenzia non coincidono, ed è giusto dirlo. Le pagine di Docfa e Pregeo indicano il PDF/A-1a. La pagina del servizio Sister «Validazione e conversione file», aggiornata lo stesso giorno, elenca invece come formati previsti PDF/A-1a, PDF/A-1b oppure TIFF.

In pratica:

• Se l'allegato nasce da un documento di testo (una relazione, una dichiarazione scritta in Word), puoi produrre il PDF/A-1a e soddisfare la lettura più stretta. Il convertitore qui sotto parte dal file Word.
• Se l'allegato è una scansioneo un PDF ricevuto da altri, il livello «a» non è ottenibile: richiede la struttura logica del testo, che una scansione non ha. Il livello raggiungibile è l'1b, che è tra i formati elencati dal servizio di validazione dell'Agenzia. In alternativa resta il TIFF.
• In nessun caso PDF/A-2 o PDF/A-3: nessuna delle pagine li cita.

Come preparare l'allegato in cinque passi

1. Un solo file. Se gli allegati sono più documenti, uniscili in un unico PDF prima di convertire.
2. Scansioni leggere.Il limite è di 3 MB per l'intero allegato. Acquisisci in bianco e nero a 200 dpi, che è anche la risoluzione indicata per il TIFF; il colore e le alte risoluzioni superano il limite in poche pagine.
3. Converti in PDF/A-1: 1a se parti da Word, 1b se parti da un PDF o da una scansione.
4. Verifica con il validatore: ti dice il livello effettivo del file e se è conforme. Oppure usa il servizio «Validazione e conversione file» di Sister.
5. Firma per ultimo.L'allegato va firmato digitalmente, e la firma va apposta sul file già convertito e verificato: qualunque conversione fatta dopo la firma la rende non valida.

Gli errori che fanno perdere tempo

• PDF/A-2b «di default». Molti programmi, se chiedi un PDF/A, producono il livello 2b. Per Docfa e Pregeo il livello è 1: riconverti scegliendolo esplicitamente.
• Firma prima della conversione. Il file firmato e poi convertito risulta conforme ma con la firma non più valida.
• Più allegati separati. Le regole prevedono un unico allegato: unisci prima.
• Planimetrie a colori ad alta risoluzione. Sono la causa più comune del superamento dei 3 MB.

Per le altre cause di scarto di un PDF/A vedi la guida PDF/A non valido o respinto; per il livello 1b in generale, la guida al PDF/A-1b.