Deposito atti al Registro Imprese: perché serve il PDF/A-1

Cosa dice il decreto

Il DPCM 10 dicembre 2008 regola il formato dei documenti depositati al Registro delle Imprese. Per gli atti diversi dal bilancio prevede, in attesa di specifiche XML che per molti atti non sono mai arrivate, che l'interessato alleghi all'istanza:

«un documento informatico in formato PDF/A con il contenuto dell'atto, anche senza immagini ottenute dalla scansione di documenti cartacei» (art. 6, comma 3).

E all'articolo 2, lettera h), definisce il PDF/A come la parte delle specifiche PDF regolata dallo standard «ISO 19005-1 [...] Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)». La stessa definizione vale per il bilancio che non si riesce a rappresentare in XBRL, da allegare «in formato PDF/A senza immagini ottenute dalla scansione di documenti cartacei» (art. 5, comma 5).

Cosa controlla la Camera di Commercio

L'articolo 7 del decreto affida il controllo all'ufficio del Registro: se i documenti non sono conformi, l'ufficio chiede di regolarizzare entro un termine e, se il termine non è rispettato, respinge l'istanza. Le Camere di Commercio lo applicano: la pagina «Formato dei documenti» della Camera di Commercio delle Marche (aggiornata a giugno 2026) scrive che gli obbligati «devono allegare all'istanza un documento informatico PDF/A-1» e che il formato è verificato con un controllo di validazione al momento dell'invio della pratica.

Sul livello: il decreto dice PDF/A-1 senza distinguere fra «a» e «b». La guida InfoCamere del 2009 indicava che il controllo verificava la conformità al PDF/A-1b, il livello minimo, che il PDF/A-1a comprende. Non abbiamo trovato una fonte attuale che dica se oggi il sistema accetta anche PDF/A-2 o 3: la scelta che rispetta la norma alla lettera è il PDF/A-1b.

Come preparare l'atto

1. Parti dal documento di testo, se puoi.Il decreto parla di un documento con il contenuto dell'atto, anche senza scansioni: un verbale scritto al computer ed esportato in PDF dà un file leggero e con testo selezionabile.
2. Converti in PDF/A-1b con il convertitore qui sopra. Se il programma che usi produce «PDF/A» senza chiederti il livello, quasi certamente è un PDF/A-2b: riconverti.
3. Verifica con il validatore prima di spedire la pratica: livello effettivo e conformità con veraPDF.
4. Firma dopo la conversione.L'istanza va sottoscritta con firma digitale; se firmi anche il documento, fallo sul file già convertito, perché una conversione successiva renderebbe la firma non valida.

E il bilancio?

Per il bilancio il formato principale è l'XBRL; il PDF/A serve per i documenti che lo accompagnano (verbale di approvazione, relazioni, nota integrativa quando la tassonomia non basta). Il Manuale operativo Unioncamere 2026 scrive «formato PDF/A» senza indicare un livello, ma richiama lo stesso DPCM, che definisce il PDF/A come PDF/A-1. Il dettaglio è nella guida al bilancio CCIAA in XBRL e PDF/A.