Convertire Word in PDF/A in 30 secondi

L'opzione nativa di Word (e i suoi limiti)

Su Word recente (365, 2019, 2021): File → Salva con nome → PDF → Opzioni → spunta "Compatibile con ISO 19005-1 (PDF/A)". Salvi e ottieni un PDF/A-1b o PDF/A-1a se hai abilitato anche "Tag struttura documento per accessibilità".

I limiti pratici:

• Solo PDF/A-1b o -1a. Niente PDF/A-2b, -2u, -3b, -3u (i livelli che servono per fattura elettronica e documenti moderni).
• Su Word per Mac la spunta è in Più opzioni ed è meno esposta.
• Su Word Online (browser) l'export PDF/A non c'è: ottieni un PDF normale che poi va riconvertito.
• Non c'è validazione veraPDF integrata: il file dichiara di essere PDF/A ma potrebbe non passare un validatore di terze parti.

Procedura consigliata

1. Esporta da Word in PDF normale(più affidabile dell'export PDF/A nativo, che spesso fallisce su font esotici o immagini ad alta risoluzione).
2. Vai sulla homepage di pdfaonline.it, trascina il PDF.
3. Scegli il livello PDF/A corretto per il tuo destinatario: PDF/A-2b per la maggior parte degli usi, PDF/A-3b se è una fattura elettronica con XML allegato, PDF/A-1b se devi consegnare a un sistema vecchio.
4. Verifica il box di validazione veraPDF (verde = conforme) e scarica.

Errori specifici di Word

• Font "non incorporabili"— alcuni font commerciali (es. Helvetica licenziata da Linotype) hanno un flag che vieta l'embedding. Word li sostituisce con un font simile e il PDF/A lo accetta. Per evitarlo, usa font open: Arial, Calibri, Times New Roman, o Geist, Inter, Lato installati.
• Immagini incollate da web— spesso hanno profili colore strani. Reinseriscile dopo aver salvato in locale (PNG o JPEG standard).
• Hyperlink relativi a file locali— il PDF/A li mantiene ma non funzioneranno. Rendili assoluti (https://...) o rimuovili.