Guida · 6 min di lettura
5 errori comuni nella conversione PDF/A (e come evitarli)
Pubblicato il 1 maggio 2026
Convertire un PDF in PDF/A sembra un'operazione banale: in realtà la maggior parte degli errori che bloccano la conservazione a norma e i depositi telematici nasce da scelte sbagliate fatte in fase di conversione. Vediamo i 5 più frequenti.
1. Scegliere il livello PDF/A sbagliato
PDF/A non è un livello unico. Esistono 1a, 1b, 2a, 2b, 2u, 3a, 3b, 3u, 4 e ognuno ha vincoli diversi. L'errore più comune è usare PDF/A-1b ovunque per inerzia, finendo per scoprire troppo tardi che serviva PDF/A-3 (per allegare l'XML di una fattura) o PDF/A-1a (per il deposito al PCT).
Regola pratica: PDF/A-2b per la conservazione generica e i documenti AdE, PDF/A-3b per fatture elettroniche con XML SDI, PDF/A-1a per il PCT, PDF/A-2u se hai caratteri non latini e ti serve ricerca full-text affidabile.
2. Font non incorporati
PDF/A richiede che tutti i font siano embedded nel file. Sembra ovvio ma molti software di stampa o esportazione (alcune versioni vecchie di Word, gestionali italiani anni 2000) producono PDF con font referenziati per nome ma non incorporati. Quando il file viene aperto su un altro PC che non ha quel font installato, il testo viene sostituito e cambia layout.
Sintomo tipico: il validatore veraPDF ti dice ISO 19005-1:6.3.5 Font is not embedded. Soluzione: ri-converti partendo dall'originale e attiva embed font (lo facciamo automaticamente).
3. Immagini in CMYK senza profilo colore
PDF/A vuole che ogni colore sia gestito tramite un profilo ICC esplicito (OutputIntent). Documenti generati per la stampa con immagini in CMYK ma senza profilo colore embedded fanno fallire la validazione. Anche immagini RGB senza profilo possono dare problemi nei livelli più stringenti.
Soluzione: in conversione viene aggiunto automaticamente un OutputIntent sRGB IEC61966-2.1(lo standard per il web e per documenti d'ufficio). Per stampe professionali con colori critici si usa invece un profilo CMYK FOGRA39.
4. Firma digitale CAdES (.p7m) invece di PAdES
Per firmare digitalmente un PDF/A esistono due approcci: PAdES (firma incorporata dentro il PDF, mantiene l'estensione .pdf e la conformità ISO 19005) e CAdES(wrappa il file in un envelope criptografico, cambia l'estensione in .p7m).
CAdES è valido legalmente ma non mantiene la conformità PDF/A: il file diventa un .p7m che internamente contiene un PDF, perdendo i metadati di conservazione. Usalo solo se è richiesto esplicitamente (raro). Per tutto il resto: PAdES, ed esegui sempre la firma dopo aver convertito in PDF/A.
5. Convertire scansioni senza OCR (e sperare che siano ricercabili)
Un errore frequente di archivisti e studi: si scansiona un documento cartaceo, lo si converte in PDF/A, e poi ci si aspetta di poter fare ricerca full-text. Non funziona: il PDF/A contiene solo l'immagine della pagina, non il testo riconosciuto.
Per rendere ricercabile uno scanned PDF serve l'OCR (Optical Character Recognition) primadella conversione PDF/A. L'OCR riconosce il testo, lo aggiunge come strato invisibile sopra l'immagine, e poi il file può essere convertito in PDF/A-2u o PDF/A-3u (varianti Unicode) per garantire ricerca affidabile.
La regola universale: validare sempre
Tutti questi errori si possono prevenire con un'abitudine semplice: passa ogni PDF/A al validatore veraPDF prima di archiviarlo o depositarlo. Su pdfaonline.it la validazione è automatica dopo ogni conversione, ma puoi anche validare un PDF ottenuto da altre fonti.
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