Guida · 6 min di lettura

5 errori comuni nella conversione PDF/A (e come evitarli)

Pubblicato il 1 maggio 2026

Convertire un PDF in PDF/A sembra un'operazione banale: in realtà la maggior parte degli errori che bloccano la conservazione a norma e i depositi telematici nasce da scelte sbagliate fatte in fase di conversione. Vediamo i 5 più frequenti.

1. Scegliere il livello PDF/A sbagliato

PDF/A non è un livello unico. Esistono 1a, 1b, 2a, 2b, 2u, 3a, 3b, 3u, 4 e ognuno ha vincoli diversi. L'errore più comune è usare un livello solo perché è quello predefinito del programma, e scoprire dopo che la procedura ne ammetteva un altro: le procedure dell'Agenzia delle Entrate, per esempio, accettano solo PDF/A-1a o 1b, e un PDF/A-2b viene scartato.

Regola pratica: PDF/A-1b per le procedure dell'Agenzia delle Entrate (RLI, RAP, successioni, CIVIS) e per il Registro Imprese, PDF/A-2b per la conservazione generica, PDF/A-3b solo se devi incorporare un file nel PDF (per esempio l'XML di una fattura), PDF/A-2u se ti serve ricerca full-text affidabile. Per il PCT va bene qualunque livello: il provvedimento chiede «PDF o PDF/A» senza indicarne uno.

2. Font non incorporati

PDF/A richiede che tutti i font siano embedded nel file. Sembra ovvio ma molti software di stampa o esportazione (alcune versioni vecchie di Word, gestionali italiani anni 2000) producono PDF con font referenziati per nome ma non incorporati. Quando il file viene aperto su un altro PC che non ha quel font installato, il testo viene sostituito e cambia layout.

Sintomo tipico: il validatore veraPDF ti dice ISO 19005-1:6.3.5 Font is not embedded. Soluzione: ri-converti partendo dall'originale e attiva embed font (lo facciamo automaticamente).

3. Immagini in CMYK senza profilo colore

PDF/A vuole che ogni colore sia gestito tramite un profilo ICC esplicito (OutputIntent). Documenti generati per la stampa con immagini in CMYK ma senza profilo colore embedded fanno fallire la validazione. Anche immagini RGB senza profilo possono dare problemi nei livelli più stringenti.

Soluzione: in conversione viene aggiunto automaticamente un OutputIntent sRGB IEC61966-2.1 (lo standard per il web e per documenti d'ufficio). Per stampe professionali con colori critici si usa invece un profilo CMYK FOGRA39.

4. Firma digitale CAdES (.p7m) invece di PAdES

Per firmare digitalmente un PDF/A esistono due approcci: PAdES (firma incorporata dentro il PDF, mantiene l'estensione .pdf e la conformità ISO 19005) e CAdES (wrappa il file in un envelope criptografico, cambia l'estensione in .p7m).

CAdES ha lo stesso valore legale, ma il file che consegni non è più un PDF: è una busta .p7m che contiene il PDF/A (intatto) e si apre solo con un software di verifica. Molte procedure ammettono entrambe (il PCT, per esempio, accetta PAdES o CAdES): se non è chiesta espressamente la CAdES, la PAdES è più pratica. In ogni caso firma sempre dopo aver convertito in PDF/A.

5. Convertire scansioni senza OCR (e sperare che siano ricercabili)

Un errore frequente di archivisti e studi: si scansiona un documento cartaceo, lo si converte in PDF/A, e poi ci si aspetta di poter fare ricerca full-text. Non funziona: il PDF/A contiene solo l'immagine della pagina, non il testo riconosciuto.

Per rendere ricercabile uno scanned PDF serve l'OCR (Optical Character Recognition) prima della conversione PDF/A. L'OCR riconosce il testo, lo aggiunge come strato invisibile sopra l'immagine, e poi il file può essere convertito in PDF/A-2u o PDF/A-3u (varianti Unicode) per garantire ricerca affidabile.

La regola universale: validare sempre

Tutti questi errori si possono prevenire con un'abitudine semplice: passa ogni PDF/A al validatore veraPDF prima di archiviarlo o depositarlo. Su pdfaonline.it la validazione è automatica dopo ogni conversione, ma puoi anche validare un PDF ottenuto da altre fonti.

Apri il convertitore con validazione automatica

5 errori comuni nella conversione PDF/A (e come evitarli)

1. Scegliere il livello PDF/A sbagliato

2. Font non incorporati

3. Immagini in CMYK senza profilo colore

4. Firma digitale CAdES (.p7m) invece di PAdES

5. Convertire scansioni senza OCR (e sperare che siano ricercabili)

La regola universale: validare sempre

Approfondimenti correlati

Convertire PDF in PDF/A da riga di comando (Linux, Mac, Windows)

Automatizzare la conversione PDF/A in azienda: workflow e tool

PDF/A per atti notarili e archivio digitale notarile

PDF/A nel settore sanitario: cartelle cliniche e Fascicolo Sanitario Elettronico

Dal PDF/A all'AI: usare l'archivio aziendale in un RAG

Convertire un PDF in PDF/A-1b online: quando serve proprio l'1b