PDF/A non valido o respinto: le cause più comuni e come si sistemano

1. Non è mai stato un PDF/A

È il caso più comune. «Salva come PDF» o «Stampa in PDF» producono un PDF normale: si apre e si legge benissimo, ma non dichiara alcuna conformità e spesso non incorpora tutti i font né il profilo colore. Il validatore lo segnala come file che non dichiara un livello PDF/A.

Come si sistema: convertilo nel convertitore, scegliendo il livello che ti serve. Se hai il documento originale in Word, puoi anche riesportarlo con l'opzione PDF/A attiva: lo spiega la guida convertire Word in PDF/A.

2. Dichiara di essere PDF/A, ma non lo è

Qui il file porta nei metadati la dicitura PDF/A, ma viola qualche regola dello standard. A schermo è perfetto, ma la validazione lo ferma. Due casi tipici, dai referti della nostra rubrica «L'Autopsia del PDF»:

Altri errori frequenti della stessa famiglia: metadati incoerenti fra le due zone del file in cui sono scritti (tipico dei file esportati da Word o LibreOffice), annotazioni e campi modulo, JavaScript o azioni automatiche. Il validatore li spiega uno per uno; chi vuole il dettaglio tecnico trova la guida al report veraPDF.

3. È un PDF/A valido, ma del livello sbagliato

È il caso più insidioso, perché ogni validatore dice «conforme». Il file rispetta il suo standard, ma il procedimento ne ammette un altro. L'esempio concreto è l'Agenzia delle Entrate: per gli allegati di RLI, RAP, dichiarazione di successione e CIVIS le istruzioni ammettono solo PDF/A-1a o PDF/A-1b (oppure TIFF). Un PDF/A-2b, il livello prodotto di default da molti programmi, non è tra i formati elencati.

Come si sistema:riconverti scegliendo il livello ammesso. Il validatore qui sopra ti mostra, procedimento per procedimento, se il livello del tuo file è tra quelli previsti. Per l'Agenzia vedi le guide al PDF/A-1b, alla registrazione RLI e agli allegati della successione.

Esiste anche il caso opposto: un file in PDF/A-1b con loghi o ombre semitrasparenti fallisce sulle trasparenze, che il PDF/A-1 vieta e il PDF/A-2 ammette. Se il procedimento non chiede espressamente il livello 1, convertire in 2b risolve.

4. È protetto da password

Lo standard PDF/A non ammette la cifratura: un file con password di apertura o con restrizioni di stampa e copia non può essere conforme. Succede spesso con i documenti scaricati da portali bancari, assicurativi o gestionali.

Come si sistema:togli la protezione dal file di partenza (serve la password originale), poi converti. Senza la password non c'è una via corretta: chiedi una copia non protetta a chi ha prodotto il documento.

5. È stato convertito dopo la firma

Una firma digitale PAdES è legata al contenuto esatto del file: qualunque conversione lo riscrive, e la firma non risulta più valida. Chi converte in PDF/A un atto già firmato ottiene un file conforme ma con la firma rotta.

Come si sistema: l'ordine giusto è sempre prima converti, poi firmi. Riparti dal file non firmato, convertilo in PDF/A, verificalo e solo alla fine apponi la firma. Per il processo civile telematico l'atto deve inoltre nascere da un documento di testo, non da una scansione.

Se il formato è a posto e il file viene respinto lo stesso

Il formato non è l'unico controllo. Le altre cause ricorrenti sono il peso (molte procedure hanno un limite per file: 5 MB per gli allegati della successione), il numero di file(l'RLI vuole tutto in un unico file) e la firma mancante o non valida. La ricevuta di scarto del portale indica di solito quale regola non è stata rispettata: leggila prima di riconvertire.