Cento Albi 2026: i PDF degli enti pubblici sono davvero PDF/A?

In breve

• 52 file su 100 si dichiarano PDF/A, 36 lo sono davvero. Tutti i file conformi sono fra quelli che si dichiarano PDF/A.
• 16 file su 100 si dichiarano PDF/A ma non superano la validazione. 8 di questi sbagliano una sola regola; il problema più frequente sono i font (10 file su 16).
• 48 file su 100 sono PDF semplici. In 25 di questi mancano soltanto l'identificazione PDF/A nei metadati e il profilo colore di riferimento: le due cose che una conversione in PDF/A aggiunge.
• 51 file su 100 escono dalla stessa libreria software di generazione documenti. In una delle sue varianti tutti i file si dichiarano PDF/A, in un'altra nessuno: il risultato dipende da come la usa il programma che genera l'atto.
• Fra i comuni, 16 file su 30 dei grandi sono PDF/A conformi, 4 su 30 dei piccoli. Con 30 file per gruppo è un'indicazione, non una stima.

I numeri descrivono questi 100 file, non «gli enti italiani»: il campione ha quote uguali per area e dimensione, e i comuni grandi vi pesano molto più che nella realtà. Chi li cita scriva «su 100 file di 100 enti».

Come abbiamo lavorato

Il metodo è descritto in modo che chiunque possa rifare l'indagine e controllare i numeri: chi sono gli enti, come sono stati estratti, quale documento abbiamo preso, come lo abbiamo validato.

Il campione: 100 enti, un file per ente

90 comuni divisi in nove gruppi, incrociando l'area (Nord, Centro, Sud e Isole, dalle ripartizioni ISTAT) con la dimensione (piccoli sotto i 5.000 abitanti, medi fino a 49.999, grandi da 50.000 in su, popolazione residente al 1° gennaio 2026): dieci comuni per gruppo. E 10 altri enti, due per tipo: Regioni e Province autonome, Province e Città metropolitane, aziende sanitarie locali, università pubbliche, camere di commercio.

Le quote sono uguali, non proporzionali: servono a confrontare gruppi con lo stesso numero di file. Il prezzo è che il campione non riproduce l'Italia: in Italia i comuni sotto i 5.000 abitanti sono circa sette su dieci, nel campione uno su tre. Per questo i totali non vanno letti come stime nazionali.

L'estrazione, con un seme dichiarato

In ogni gruppo gli enti sono stati ordinati per l'impronta sha256 del testo cento-albi-2026-10-12: seguito dal codice dell'ente (codice ISTAT per i comuni, codice IPA per gli altri). I primi dieci, o due, formano il campione; i successivi sono le riserve, nell'ordine. L'estrazione è stata fatta alle 10:42, prima di scaricare qualunque documento.

Quale documento

1. Dalla home del sito istituzionale si segue il link «Albo pretorio» fino all'elenco delle pubblicazioni in corso, nella vista e nell'ordine predefiniti. Solo la prima pagina, niente ricerche né filtri.
2. Si prende il primo atto dall'alto pubblicato dall'ente stesso, saltando quelli con dati personali di privati (pubblicazioni di matrimonio, liste elettorali, notifiche, titoli edilizi, graduatorie, contributi a persone e simili) e quelli il cui oggetto nomina persone fisiche.
3. Nel dettaglio dell'atto si prende il primo documento scaricabile in PDF. Le buste firmate .p7m si saltano; se la piattaforma offre la versione non firmata dello stesso documento in PDF, si prende quella. Al massimo cinque atti per ente.
4. Se l'albo non si può usare, si ripiega su «Amministrazione trasparente» (provvedimenti degli organi politici, poi dei dirigenti, poi atti generali) e si prende il PDF più recente. È successo per 11 enti su 100.
5. Se fallisce anche il ripiego, l'ente è sostituito dalla riserva successiva dello stesso gruppo.

Niente scelte di comodo: se il primo atto ammissibile è scomodo da raggiungere, si prende comunque quello.

8 sostituzioni su 108 enti contattati

Per riempire i 100 posti abbiamo contattato 108 enti; gli 8 sostituiti sono tutti comuni. Sito o servizio irraggiungibile in 4 casi (un dominio che non risolve, un errore 503 ripetuto, due albi su un sottodominio che non accetta connessioni); un indirizzo ufficiale che porta alla pagina predefinita del fornitore di hosting; 3 albi non utilizzabili entro le regole (atti solo in .p7m, documenti che si aprono solo in una finestra del browser, dettagli raggiungibili solo inviando un modulo).

Cortesia verso i siti

Lo strumento di raccolta si presenta con un nome dichiarato e l'indirizzo di contatto, aspetta almeno 6 secondi fra due richieste allo stesso sito e si ferma a 15 richieste per ente, tentativi falliti compresi. Niente login, niente CAPTCHA, niente moduli con dati, nessun tentativo di aggirare un blocco. In tutto 722 richieste, una mediana di 6 per ente.

Chi ha raccolto i file

La raccolta, il 12 ottobre 2026 dalle 10:42 alle 11:34, l'hanno eseguita agenti AI che applicavano il protocollo ente per ente con uno strumento che impone pause e tetti e registra ogni richiesta; un coordinatore ha ricontrollato ogni file (impronta, formato, note). Per 43 enti su 100 è servito un browser vero (Chrome senza finestra): elenchi e link che compaiono solo con JavaScript, file che si scaricano solo con un clic. 51 richieste hanno superato i 10 secondi; la più lenta ne ha impiegati 44. Due posti sono stati riaperti a raccolta conclusa, per un errore di formato e per una regola applicata male: le correzioni sono registrate.

La validazione

Ogni file è stato validato con veraPDF 1.30.3, il validatore PDF/A open source della Open Preservation Foundation, attraverso l'API pubblica di questo sito: la stessa del nostro validatore. Un file che si dichiara PDF/A viene validato sul livello che dichiara. Un file che non si dichiara PDF/A non è PDF/A per definizione: per misurare quanto è lontano lo abbiamo controllato come PDF/A-2b.

Conforme vuol dire che il report PDF/A di veraPDF non contiene errori. Due file dichiarano anche PDF/UA-1, lo standard di accessibilità: sono conformi PDF/A-2a ma non PDF/UA-1, e qui contano come conformi, perché lo studio riguarda il PDF/A. Gli errori si contano per file: un file conta una volta per regola o per categoria, anche se la viola cento volte. Dai PDF abbiamo letto solo metadati strutturali, mai il testo.

Si dichiarano PDF/A? Lo sono?

Per livello dichiarato

Il livello più dichiarato è il PDF/A-2a, che è anche quello con più file conformi (23 su 27). Nessun file dichiara PDF/A-2u, PDF/A-3 o PDF/A-4.

conformi non conformi

I 16 che si dichiarano PDF/A e non lo sono

Sono i file più insidiosi: chi li riceve legge «PDF/A» nei metadati e non ha motivo di dubitarne. Per metà sono a un passo dalla conformità: 8 sbagliano una sola regola, 4 ne sbagliano due, 3 tre, 1 ne sbaglia nove.

Che cosa non va, in concreto

• Font non incorporati in 6 file: il testo usa un carattere che il file non contiene, e chi lo apre fra vent'anni potrebbe non averlo.
• Informazioni del documento e metadati XMP che non coincidono in 5 file: in 3 di questi differiscono il programma che ha prodotto il file e la data di modifica, e sono tutti e 3 firmati digitalmente.
• Rimandi al glifo «.notdef» in 3 file: il testo chiede al font un carattere che il font non ha.
• Dati dopo la fine del file in 3 file: il PDF/A-1 non ammette nulla dopo l'ultimo marcatore di fine file, salvo un a capo.

Degli 8 file che sbagliano una sola regola, 3 hanno dati dopo la fine del file, 3 un font non incorporato, 2 rimandi al glifo «.notdef». Per livello dichiarato: 1a 5, 1b 5, 2a 4, 2b 2.

La firma digitale

8 dei 16 contengono una firma digitale incorporata. Fra i file che si dichiarano PDF/A, quelli firmati sono conformi in 7 casi su 15, quelli senza firma in 29 su 37. Se la firma o altri ritocchi successivi c'entrino con gli errori è da verificare caso per caso: i numeri non bastano a dirlo.

I 48 PDF semplici

Non si dichiarano PDF/A, quindi non lo sono. Per misurare quanto sono lontani, il validatore li controlla come PDF/A-2b: tutti falliscono per l'identificazione PDF/A che manca, e il resto dice quanto lavoro servirebbe.

• 25 su 48 falliscono solo per i metadati (compresa l'identificazione PDF/A) e per il profilo colore di riferimento.
• 10 hanno problemi di font, di cui 8 con font non incorporati.
• 8 hanno problemi di struttura del file.
• 13 non hanno proprio i metadati XMP.

Gli errori più frequenti

Fra tutti i 64 file non conformi, le regole veraPDF non rispettate più spesso. Le prime due righe sono la stessa mancanza, il profilo colore di riferimento (OutputIntent), che un PDF qualunque di solito non ha.

Il nostro validatore spiega in italiano ognuna di queste regole; per leggere un report veraPDF c'è anche la guida.

Chi produce i file

Ogni PDF porta nei metadati il nome del programma che l'ha prodotto. Metà dei file non esce da un programma d'ufficio ma da una stessa libreria software di generazione documenti, di quelle che i programmi di gestione degli atti usano al loro interno. Non è un giudizio sulla libreria: la stessa produce 21 PDF/A conformi e 24 PDF che non si dichiarano PDF/A. Il risultato dipende da come la impiega il programma che genera l'atto. Quale programma usi ciascun ente non l'abbiamo verificato.

Comuni grandi, medi e piccoli

Il file di un comune grande è più spesso un PDF/A conforme: 16 su 30, contro 12 su 30 dei medi e 4 su 30 dei piccoli. Lo scarto è netto, ma con 30 file per gruppo è un'indicazione, non una stima.

Fra le aree le differenze sono piccole e non ne traiamo conclusioni. Gli altri enti sono 10: troppo pochi per dividerli per tipo. Le combinazioni di area e dimensione hanno 10 file ciascuna: troppo poche, non le commentiamo.

Che cosa non dice questo studio

• Non è una stima nazionale. Le quote sono uguali per area e dimensione e i numeri non sono pesati: descrivono 100 file di 100 enti, non «i comuni italiani».
• Non descrive tutto quello che un ente pubblica. Un file per ente, in una sola mattina: il primo documento ammissibile di quel giorno. La regola che esclude gli atti con dati personali sposta la scelta verso delibere e determinazioni.
• Non dice chi ha scelto il formato. «Si dichiara PDF/A» vuol dire che i metadati contengono l'identificazione PDF/A: non sappiamo se l'ente l'abbia scelto o se lo faccia il programma da solo.
• Non dice se un file rispetta le regole sulla pubblicazione degli atti. Misura una cosa sola: la conformità allo standard PDF/A (ISO 19005).
• Non giudica i fornitori di software. La stessa libreria produce file conformi e file che non si dichiarano PDF/A, e non abbiamo verificato quale programma usi ciascun ente.
• Non stabilisce cause. Che la firma digitale o altri ritocchi c'entrino con gli errori è un'ipotesi da verificare file per file.
• Un solo validatore. veraPDF 1.30.3, attraverso l'API di questo sito; i file che non si dichiarano PDF/A sono controllati come PDF/A-2b.

Che cosa può fare un ente domattina

1. Controllare l'ultimo atto pubblicato. Scaricarlo dall'albo e passarlo in un validatore: veraPDF è gratuito e open source, il nostro validatore lo usa e spiega gli errori in italiano. Ci vuole un minuto.
2. Chiedere al fornitore del programma degli atti se può produrre PDF/A, se lo fa per gli atti che vanno all'albo e con quale livello. In questo campione lo stesso componente software ha prodotto sia PDF/A conformi sia PDF semplici.
3. Se il file si dichiara PDF/A ma non passa, leggere la categoria dell'errore. Nei 16 casi trovati il problema più comune sono i font: vanno incorporati nel PDF quando lo si genera.
4. Validare il file definitivo, dopo la firma. 8 dei 16 file che si dichiarano PDF/A senza esserlo contengono una firma digitale: il controllo va fatto sul file che si pubblica, non su quello di partenza. Prima si converte in PDF/A, poi si firma.
5. Per i documenti scritti in Word o LibreOffice, usare l'esportazione in PDF/A che entrambi offrono, e poi validare il risultato: i passaggi sono nella guida da Word a PDF/A.
6. Rifare il controllo a campione ogni mese e dopo ogni aggiornamento del programma degli atti.

Perché conta: per la conservazione a norma le Linee guida AgID (maggio 2021, allegato 2) ammettono il PDF solo nei profili PDF/A e PDF/B, e raccomandano i PDF/A. Come scegliere il livello e preparare i file è spiegato nella pagina sulla conservazione a norma.

Dati aperti e citazione

I dati sono un file CSV con una riga per ciascuno dei 100 file, anonima: nessun nome, indirizzo, impronta o data che permetta di risalire all'ente, e nemmeno l'area geografica: con il metodo pubblico si potrebbero ricalcolare gli esiti dei gruppi da dieci comuni. Codifica UTF-8 (solo caratteri ASCII), separatore punto e virgola (Excel in italiano lo apre già diviso in colonne), prima riga con i nomi dei campi.

Scarica il CSV (100 righe, 9 campi)

Licenza

I dati sono rilasciati con licenza Creative Commons Attribuzione 4.0 Internazionale (CC BY 4.0): si possono riusare, anche a fini commerciali, citando la fonte.

Come citarlo

pdfaonline.it, Cento Albi 2026, 12 ottobre 2026, https://pdfaonline.it/cento-albi-2026

Il rapporto completo

Il rapporto in PDF, dieci pagine con il metodo e tutte le tabelle, è a sua volta un PDF/A-2b validato con veraPDF: scarica il rapporto. Errori nei dati, richieste di metodo, protocollo e script: info@pdfaonline.it.

Un impegno

pdfaonline.it non usa questo studio per proporre servizi agli enti del campione. Lo studio esiste per misurare e aiutare, non per fare classifiche.